『조달물자의 하자처리 등 사후관리에 관한 규정』

조달청고시  제2013-14호, 2013. 3.19.     제정

조달청고시  제2016-38호, 2016.11. 8. 일부개정

조달청고시  제2018-25호, 2018.12.28. 일부개정

조달청고시  제2020-46호, 2020.11.16. 일부개정

조달청고시 제2023-385호, 2023.11.23. 일부개정

제1장  총칙

제1조(목적) 이 규정은 「조달사업에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제18조제1항제3호 및 제3항에 따라 조달물자의 하자처리 등 사후관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “수요기관”이란 법 제2조제5호에서 규정한 기관을 말한다.

2. “전문기관”이란 조달물자의 하자 원인을 조사·규명하기 위하여 조달품질원장과 수요기관의 장, 계약상대자가 상호 합의하여 지정한 국가공인시험기관 등을 말한다.

3. “조달품질신문고”란 조달물자의 하자처리 등 사후관리를 전자적으로 처리하기 위하여 구축한 시스템을 말한다.

4. “하자”란 조달물자의 사용 전 또는 사용 중에 치수·재질상이, 기능불량, 부품고장 등 흠이나 결함의 발생으로 인하여 규격서 또는 계약조건 등과 일치하지 않는 것을 말한다.

5. “종결”이란 계약상대자의 하자치유 불이행 또는 하자사유의 불분명 등으로 하자처리를 할 수 없음이 명백하여 하자처리를 중단하는 것을 말한다.

제3조(적용범위) 조달물자의 하자처리 등 사후품질관리 업무에 관하여는 다른 규정에서 따로 정한 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(하자 등의 신고) ① 수요기관의 장은 계약서 등에 명시된 하자담보책임기간 내에 해당하는 조달물자 및 이에 수반되는 계약상대자의 서비스에 대하여 하자 등을 신고 할 수 있으며, 다음 각 호와 같이 구분하여 신고하여야 한다.

1. 하자가 발생한 조달물자로서 국내에서 생산 또는 공급되는 물품

2. 조달물자의 설치 및 수리의 지연, 배송관리의 소홀, 불친절 등 계약상대자의 서비스에 대한 불만

② 수요기관의 장은 제1항에 따라 신고하는 경우에는 제5조의 조달품질신문고를 이용하거나 [별지 제1호 서식]의 ‘하자신고서’를 작성하여 공문으로 신고하여야 한다.

③ 수요기관의 장은 하자신고 대상 조달물자로 인해 하자신고 대상 조달물자 이외의 물품 등에 손상 또는 손해가 발생한 경우 동 물자는 하자신고 대상에서 제외하여야 한다. 다만, 손상 또는 손해가 발생한 해당 조달물자 이외의 물품 등에 대해서는 필요한 경우「제조물 책임법」제3조제1항에 따라 계약상대자에게 손해배상 청구 등을 할 수 있다.

제5조(조달품질신문고 운영) 조달품질원장은 신속한 하자 등의 신고와 접수, 처리결과 통보 등을 위하여 조달품질신문고를 운영하여야 한다.

제2장  하자 등의 신고 접수·처리

제6조(하자 등의 신고 접수·통보) ① 조달품질원장은 제5조에 따른 하자 등의 신고를 접수하는 경우 지체 없이 계약담당공무원 및 계약상대자에게 통보하여야 한다. 다만, 수요기관의 검사·검수 부실, 조달물자 관리 미흡 또는 부주의 등으로 인하여 하자가 발생한 경우에는 신고를 반려 또는 종결할 수 있다.

② 조달품질원장은 하자 등의 원인규명 및 귀책사유를 확인·조사하기 위해 자료를 요구할 수 있으며, 수요기관의 장과 계약상대자는 이에 적극 협조하여야 한다.

③ 조달품질원장은 제2항에 따라 수요기관의 장에게 자료를 요구(2회)하였음에도 자료를 제출하지 않는 경우 반려 또는 종결로 처리할 수 있다.

제7조(하자 등의 치유) ① 계약상대자는 제6조에 따라 하자 등의 신고가 접수되었음을 통보받은 때에는 수요기관의 장과 협의하여 지체 없이 치유하고, 그 결과를 조달품질원장에게 문서로 통지하여야 한다.

② 계약상대자는 하자 등의 원인이 자신에게 있지 아니하다고 판단되는 경우에는 그 사유를 명백히 하여 하자치유 거부의사를 조달품질원장 및 수요기관의 장에게 통지하여야 한다.

③ 제2항에 대한 입증의 책임은 계약상대자에게 있으며, 계약상대자는 하자 등의 원인이 자신에게 없다는 사실을 수요기관의 장으로부터 확인받아 조달품질원장에게 제출하여야 한다.

제8조(하자 등의 원인 조사·판정) ① 조달품질원장은 제7조제2항에 따라 계약상대자로부터 통지를 받은 때에는 계약서, 시험성적서, 검사조서 등 관련 자료와 수요기관 및 계약상대자의 의견 등을 종합하여 하자 등의 원인을 조사·판정하여야 한다.

② 제1항에 따른 조사·판정을 함에 있어 필요하다고 인정되는 경우에는 조달품질원, 수요기관의 장, 계약상대자 등이 협의하여 합동조사단을 구성·운영할 수 있다.

③ 조달품질원장은 하자 등의 원인을 조사하여 하자접수일로부터 6개월 이내에 하자원인 및 귀책사유 등을 판정하여야 하며 수요기관의 장과 계약상대자는 이에 적극 협조하여야 한다. 다만, 전문기관의 시험결과가 지연되는 등 불가피한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

④ 수요기관의 장과 계약상대자는 제2항에 따라 합동조사단을 구성하여 하자 등의 원인을 명백하게 밝힌 경우 그 조사결과에 대하여 이의를 제기할 수 없다.

⑤ 조달품질원장은 하자원인을 명백히 규명하였음에도 불구하고 합동조사단의 조사결과에 불복하는 경우 그 당사자가 수요기관의 장인 경우에는 해당 하자신고 건에 대하여 반려 또는 종결로 처리하고, 계약상대자인 경우에는 하자를 치유하도록 재차 요구하되 이를 이행하지 않을 경우 제13조 및 제15조, 기타 계약관련 규정에 따라 처리하여야 한다.

⑥ 하자 등의 원인이 계약상대자에게 있는 경우 제11조내지 제12조에 따라 하자를 처리하고 그 결과를 조달품질원장에게 제출하여야 한다.

제9조(합동조사단) ① 조달품질원장은 제8조제2항에 따라 하자 등의 원인 조사를 위하여 조달품질원 및 수요기관 소속 관계공무원, 계약상대자로 구성된 합동조사단을 운영할 수 있으며, 필요한 경우에는 전문기관 소속 직원, 계약담당공무원을 포함할 수 있다.

② 합동조사단은 성능시험 등이 필요한 경우에는 합의하여 선정한 시료를 전문기관에 시험의뢰를 하여야 한다.

③ 제1항에 따른 합동조사단을 구성·운영하기 위해서는 신의·성실의 원칙에 의거 수요기관의 장과 계약상대자의 합의를 전제로 하며, 합의에 대한 신뢰확보를 위해 각각의 서명이 날인된 합의서를 작성하여야 한다.

④ 수요기관의 장과 계약상대자는 합동조사단의 합의사항을 이행하여야 하며 이를 이행하지 아니할 경우 이에대한 책임은 합의사항을 불이행한 자의 책임으로 한다.

⑤ 합동조사단 구성후 합동회의에서 합의가 이루어지지 아니할 때에는 기획재정부 계약예규 물품구매(제조)계약일반조건 제31조(분쟁의 해결)를 적용하여 해결한다.

제10조(비용부담) ① 제9조제2항에 따라 성능시험 등에 소요된 비용은 하자의 원인을 발생시킨 것으로 판명된 자가 부담하여야 한다. 다만, 수요기관과 계약상대자 모두에게 책임이 있는 경우에는 상호 합의하여 부담하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 합동조사단의 조사결과에 불복하는 경우에는 불복한 당사자가 그 비용을 전액 부담하여야 한다.

③ 합동조사와 전문기관의 성능시험 등에도 불구하고 하자의 원인을 규명하지 못한 경우에는 수요기관의 장과 계약상대자가 50:50으로 그 비용을 부담하여야 한다.

제11조(하자 등의 처리) ① 조달품질원장은 제7조 내지 제9조까지의 규정에 따라 하자 등의 원인이 계약상대자에게 있는 것으로 판정한 경우에는 계약상대자에게 [별지 제2호 서식]의 ‘하자조치요구서’를 통보 하여야 한다.

② 계약상대자는 제1항의 통보를 받은 날로부터 3근무일 이내에 [별지 제3호 서식]의 ‘하자조치계획서’를 조달품질원장에게 제출하여야 한다. 다만, 제출기한의 연장이 필요한 경우에는 그 사유와 기한을 명시하여 연장을 요청하여야 한다.

③ 조달품질원장은 수요기관의 장에게 제2항에 따라 제출된 하자조치계획서에 대한 승인 또는 보완여부를 요청하여야 하며, 수요기관의 장은 요청일로부터 5근무일 이내에 조달품질원장에게 제출하여야 한다.

④ 계약상대자는 ‘하자조치계획서’의 내용과 기한에 따라  조치를 완료한 후 지체 없이 조달품질원장에게 [별지 제5호 서식]의 ‘하자조치결과서’를 제출하여야 한다.

⑤ 수요기관의 장은 하자치유가 완료된 경우에는 7근무일 이내에 [별지 제4호 서식]의 ‘하자조치결과확인서’를 제출하여야 한다.

⑥ 계약상대자는 하자조치 기한을 연장하고자 하는 경우에는 그 사유를 명백히 하여 조달품질원장 및 수요기관의 장과 협의하여야 한다.

제12조(하자 등의 처리방법) ① 계약상대자는 제11조에 따라 하자 등을 처리하고자 하는 경우에는 대체납품, 정비 및 수리, 부품교환, 물품대금 환불 등을 명시하여야 한다. 다만, 조달물자와 관련한 서비스인 경우에는 A/S 이행요구, 친절교육, 사용자교육, 사용설명서 보완 등으로 한다.

② 조달품질원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 내용을 계약담당공무원 및 수요기관의 장에게 통보하여야 한다.

1. 계약상대자가 생산 곤란 등을 사유로 납품대금을 반환하고자 하는 경우

2. 계약상대자가 하자조치 요구에 불응하거나 사실상 하자처리를 하지 못한 경우

3. 계약상대자가 부도, 파산, 폐업 등으로 하자처리가 불가능한 경우

③ 조달품질원장은 제2항 각호에 해당하는 경우에 해당 하자 신고는 종결한다.

제3장  보칙

제13조(부정당업자 제재) 조달품질원장은 하자에 대한 보수 비율 또는 하자 불이행이 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제76조 및 「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」제92조의 부정당업자의 입찰참가자격제한 사유에 해당되는 경우에는 그 사유를 계약담당공무원에게 통보하여야 한다.

제14조(품질점검 등) ① 조달품질원장은 하자 등이 발생한 계약상대자의 조달물자에 대하여 필요하다고 인정되는 경우에는 법 제18조제1항제2호에 따른 품질점검을 실시할 수 있다.

② 조달품질원장은 하자가 발생한 조달물자가 법 제26조의 우수조달물품 등에 해당하거나, 시행령 제13조에 따라 다수공급자계약이 체결된 경우에는 계약담당공무원에게 관련 규정에 따른 조치를 요구할 수 있다.

제15조(사후관리내용의 공개) ① 조달품질원장은 수요기관의 조달물자의 합리적 선택과 계약상대자의 품질향상을 유도하기 위하여 하자의 발생·처리, 하자처리 지연 등 사후 품질관리에 대한 내용을 국가종합전자조달시스템을 통해 공개할 수 있다. 다만, 하자로 판명이 되었음에도 불구하고 조치하지 아니한 계약상대자의 하자 내역은 공개하여야 한다.

② 제1항 단서에 해당하는 하자에 대해서는 하자 조치를 하지 않는 것으로 확정된 날부터 12개월간 국가종합전자조달시스템에 공개한다.

③ 조달품질원장은 하자가 3회 이상 신고된 업체에 대해서는 6개월간 국가종합전자조달시스템에 공개할 수 있다. 다만, 동일한 수요기관, 동일한 하자내용으로 이미 신고하여 조치가 완료되었음에도 다시 하자신고가 된 경우에는 1회로 보며, 3회 이상 하자신고의 기준일은 하자신고가 접수된 날을 기준으로 하고 기간은 최근 1년 이내로 한다.

④ 3회 이상 하자신고가 접수된 건은 조달품질원 품질관리업무심의회의 심의를 거쳐 공개 여부를 결정한다.

제16조(재검토기한) 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대하여 2024년 1월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.

부칙  <제2013-14호, 2013. 3. 19.>

제1조(시행일) 이 규정은 2013년 3월 19일부터 시행한다.

부칙  <제2016-38호, 2016. 11. 8.>

제1조(시행일) 이 규정은 2016년 11월 8일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정의 시행일 이전에 진행 중인 하자처리 등에 대해서는 「조달물자의 하자처리 등 사후관리에 관한 규정」(조달청 고시 제2013-14호, 2013.3.19) 공고에 따른다.

부칙  <제2018-25호, 2018. 12. 28.>

제1조(시행일) 이 규정은 2019년 1월 1일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정의 시행일 이전에 진행 중인 하자처리 등에 대해서는 「조달물자의 하자처리 등 사후관리에 관한 규정」(조달청 고시 제2016-38호, 2016.11.8) 공고에 따른다.

부칙  <제2020-46호, 2020. 11. 16.>

제1조(시행일) 이 규정은 2020년 11월 16일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정의 시행일 이전에 진행 중인 하자처리 등에 대해서는 「조달물자의 하자처리 등 사후관리에 관한 규정」(조달청 고시 제2018-25호, 2018.12.28) 공고에 따른다.

부칙  <제2023-385호, 2023. 11. 23.>

제1조(시행일) 이 규정은 2023년 11월 27일부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정의 시행일 이전에 진행 중인 하자처리 등에 대해서는 「조달물자의 하자처리 등 사후관리에 관한 규정」(조달청 고시 제2020-46호, 2020.11.16) 공고에 따른다.

[별지 제1호 서식]

하자신고서

문서번호		신고일자
계약번호		납품요구번호
하자발생일자		하자보증기간
계약업체		품 명
수요기관명		부 서 명
수요기관담당자		연 락 처
검사자(검수자)		물품사용자

□ 하자 명세

일련번호	물품분류번호		물품식별번호		품명		단위
	단가	계약수량	하자수량	계약금액	납품기한	납품장소	인도조건
1
	하자유형

상기 물품에 대하여 다음과 같이 하자 신고합니다.

□ 신고내용 :

붙임 :

[별지 제2호 서식]

하자조치요구서

관리번호		하자발생일자
계약번호		납품요구번호
계약업체		품 명
수요기관명		부서명
수요기관담당자		연락처
조달청 담당자		하자조치계획서 제출기한

□ 하자 명세

일련번호	물품분류번호		물품식별번호		품명		단위
	단가	계약수량	하자수량	계약금액	납품기한	납품장소	인도조건
1
	하자유형				조치유형

상기 물품에 대하여 조달물자의 하자처리등 사후관리에 관한 규정에 의하여 다음과 같이 하자조치 요구합니다.

□ 신고내용 :

□ 조치요구사항 :

붙임 :

[별지 제3호 서식]

하자조치계획서

관 리 번 호		작 성 일 자
계 약 번 호		납품요구번호
계 약 업 체		품 명
기 관 명		조치완료예정일

□ 하자조치 명세

일련번호	물품분류번호		물품식별번호		품명		단위
	단가	계약수량	하자수량	계약금액	납품기한	납품장소	인도조건
1
	하자유형				조치유형

상기 물품에 대하여 다음과 같이 하자조치계획서를 제출합니다.

□ 하자조치방안 :

붙임 :

[별지 제4호 서식]

하자조치결과확인서

관 리 번 호		신 고 일 자
계 약 번 호		납품요구번호
계 약 업 체		품 명
기 관 명		부 서 명
확 인 자		연 락 처
조치완료일

□ 하자조치 명세

일련번호	물품분류번호		물품식별번호		품명		단위
	단가	계약수량	하자수량	계약금액	납품기한	납품장소	인도조건
1
	하자유형				조치유형

상기 물품에 대하여 하자조치결과를 확인한 결과 “이상없음”을 확인 · 통보합니다

□ 하자조치내용 :

□ 조달품질신문고 하자처리 만족도 :

매우만족	만족	보통	불만족	매우불만족

붙임 :

[별지 제5호 서식]

하자조치결과서

작성자 :  계약업체명   (사용인감)

□ 계약사항

○ 계약번호 (납품요구번호) :

○ 수요기관 :

□ 하자신고 명세

일련번호	품 명		물품식별번호		신고내용
	단가	계약금액	계약수량	하자수량
1

□ 하자(신고) 원인 및 조치내용 (하자조치완료일 :                )

일련번호	하자(신고) 원인	하자조치내용
1	1. 제품 ( 중결함 , 경결함 ) 2. 설치 3. 사용자 부주의 4. 계약조건(규격) 해석 불일치 5. 단순불만 (A/S 불만족, 불친절 등) * 위 1.~5. 중 해당항목(1.의 경우 중결함 또는 경결함)에 “0” 표기하여 주시기 바랍니다.